Sinds de covid-pandemie is hybride werken een vaste waarde in heel wat bedrijven. De combinatie van thuiswerken met aanwezig zijn op kantoor is inmiddels de nieuwe norm geworden. Helaas kunnen we niet spreken van een nieuwe gouden standaard, want ondanks duidelijke kaders en afspraken zorgt het in de praktijk vaak voor problemen. Waarom loopt het mis, en wat kunnen organisaties hieraan doen? Hieronder nemen we de 5 belangrijkste problemen onder de loep en geven we een aantal suggesties om ze op te lossen.
Probleem 1: Afspraken worden vaak niet nagekomen
“Ik probeer minstens twee en zelfs vaak drie keer per week naar kantoor te gaan,” vertelt Joost, leidinggevende bij een FMCG-bedrijf. “Vaak loop ik daar echter quasi alleen rond. Het is nochtans wel de bedoeling dat we op dinsdagen en donderdagen zoveel mogelijk samen aanwezig zijn, maar in de praktijk merk ik daar niet zoveel van. Mijn teamleden interpreteren de regels nogal losjes. Bij andere afdelingen leeft diezelfde mentaliteit. Als leidinggevende vind ik het lastig om daarmee om te gaan. Thuiswerk is een heel gevoelig onderwerp, heb ik al gemerkt.”
Waarom gebeurt dit?
De regels rond aanwezigheid op kantoor worden in veel bedrijven als vrijblijvend ervaren, terwijl het voor veel organisaties logischer zou zijn om het om te draaien. Thuiswerk is een gunst die door de werkgever verleend wordt, terwijl fysieke aanwezigheid nog altijd de norm is. Deze foute interpretatie is vaak het gevolg van onduidelijke afspraken en onvoldoende onderbouwing.
Wat kun je doen?
Probleem 2: Thuiswerken is niet voor alle medewerkers mogelijk
“In ons bedrijf heerst de regel dat mensen van de administratief kader twee dagen per week thuis mogen werken,” aldus Christine, productiemedewerker in een brouwerij. “Maar voor mij en mijn collega’s gaat dat natuurlijk niet, want wij moeten altijd ter plaatse zijn. Terwijl ik ook graag eens de files wil vermijden of rustig een was wil kunnen opzetten terwijl ik aan het werk ben. Dat steekt soms wel. De kloof tussen ‘wij’ en ‘zij’ is daardoor veel groter geworden.”
Waarom gebeurt dit?
In bedrijven met verschillende soorten afdelingen is het soms moeilijk om een thuiswerkbeleid te integreren dat voor iedereen van toepassing is. Het is dan ook heel begrijpelijk dat bepaalde medewerkers zich benadeeld voelen. Een dergelijke aanpak is niet bevorderlijk voor de bedrijfscultuur.
Wat kun je doen?
Probleem 3: Niet iedereen werkt graag thuis
“Thuiswerk is een vast gegeven in het bedrijf waar ik werk. Maar zelf vind ik het eigenlijk helemaal niet fijn om thuis te zitten,” verzucht Inge, medewerkster bij een groot boekhoudkantoor. “Ik woon alleen en vind het net fijn om tijdens de werkuren omringd te zijn door collega’s. Maar sinds die thuiswerkregel er is, zijn er meestal maar een paar mensen op kantoor en de sfeer is totaal veranderd. Ik overweeg nu om van job te veranderen.”
Waarom gebeurt dit?
Hybride werken wordt vaak als uniforme regel ingevoerd zonder rekening te houden met persoonlijke voorkeuren. Werknemers zoals Inge, die de sociale aspecten van kantoor belangrijk vinden, kunnen zich hierdoor geïsoleerd voelen. Dit is een probleem dat zeker niet genegeerd mag worden, aangezien we weten dat eenzaamheid in onze maatschappij een sterk groeiend probleem is.
Wat kun je doen?
Probleem 4: De bedrijfsresultaten gaan achteruit
“Ik vind het persoonlijk heel lastig momenteel, dat hybride werken,” vertelt Johan, CEO van een marketingagentschap. “Vroeger hadden we vaak veel lol op kantoor en had ik een goede band met iedereen in het team. De leukste gesprekken zijn vaak de spontane, aan de koffiemachine of tijdens de lunch in onze bar. Dat is nu allemaal verdwenen. Ik merk het eerlijk gezegd ook aan de resultaten. Als het aan mij lag, kwam iedereen gewoon terug naar kantoor, maar helaas zijn de mensen het nu zo gewoon dat ze thuis mogen werken, dit krijgen we niet meer teruggedraaid vrees ik.”
Waarom gebeurt dit?
Spontane interacties op de werkplek verdwijnen door de afname van fysieke aanwezigheid op kantoor. Dit vermindert niet alleen de sociale cohesie, ook de productiviteit, creativiteit en innovatie kunnen hier behoorlijk onder lijden.
Wat kun je doen?
Neem als leider je verantwoordelijkheid. Wanneer jij als leidinggevende vaststelt dat thuiswerk een negatieve impact heeft op het bedrijfsresultaat is het echt wel tijd om in te grijpen. Misschien is er een compromis mogelijk, bijvoorbeeld één thuiswerkdag per week. Communicatie is hierbij cruciaal: onderbouw je beslissing en neem je medewerkers mee in de onderbouwing, zodat ze begrijpen waar deze beslissing vandaan komt. Accepteer ook dat je hierdoor mogelijk medewerkers zal verliezen, wat weer nieuwe kansen creëert om mensen aan te trekken die zich wel kunnen vinden in je beleid
Probleem 5: Er is een gebrek aan vertrouwen bij het management
“Mijn team mag gemiddeld twee dagen van thuis werken. Als CEO heb ik het daar eerlijk gezegd moeilijk mee. Ik kan het niet bewijzen, maar ik heb sterk de indruk dat de motivatie en het werkritme een pak lager ligt wanneer mijn mensen niet op kantoor zijn,” geeft Michel toe, CEO van een bedrijf dat verpakkingsmaterialen verdeelt.
Waarom gebeurt dit?
Managementteams hebben vaak minder zicht op de productiviteit en werkethiek van thuiswerkende medewerkers. Dit gebrek aan controle kan wantrouwen voeden, vooral als er geen duidelijke meetbare doelen en afspraken zijn.
Wat kun je doen?
Conclusie
Hybride werken biedt tal van voordelen maar het is niet de geschikte werkvorm voor elke organisatie. Het is dus tijd om de balans op te maken: past het nog steeds bij jullie bedrijf en zo ja: wordt het op de juiste manier ingezet? Alles staat of valt met de delicate balans tussen flexibiliteit, samenwerking en vertrouwen.
En laat dat nu net zijn wat wij bij The Circle of Wellbeing ook al lang prediken. En waar wij organisaties kunnen in bijstaan. Hoe? Dat vertellen wij je graag tijdens een kennismakingsgesprek. Contacteer ons gerust via [email protected]